Claves para el teletrabajo exitoso: Humanware, Hardware y software

La pandemia del coronavirus nos obligó a cambiar de un día para el otro nuestras rutinas personales y, por ende, la forma en la que trabajamos. A raíz de las disposiciones, muchas empresas tuvieron que replantear sus objetivos, su presupuesto y sus inversiones pero, como dice el coach de liderazgo, Robin Sharma, “los héroes nacen, no en tiempos de tranquilidad sino en períodos de caos e inconformidad”.

En estas circunstancias, el concepto de teletrabajo cobró fuerza, ya que es una alternativa para mantener enfocado, activo y productivo al equipo laboral, desde donde sea que se encuentre. Esta forma de trabajar disminuye costos y ausentismo, genera mayor satisfacción laboral y ‘obliga’ a orientar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Es ideal para altos ejecutivos, administrativos, para el departamento comercial y marketing, para el equipo técnico -que puede brindar atención y reparación remota-, para los creativos y para los programadores, por nombrar algunos.

Así como tiene importantes beneficios también debe sortear grandes obstáculos para ser exitoso, sobre todo si las empresas no estaban preparadas para implementarlo. El horario de trabajo, la disponibilidad del empleado según sus roles familiares, la falta de equipo adecuado, las interrupciones constantes, la conexión a internet y la falta de conocimiento sobre las herramientas pueden ser vistos como desventajas, sin embargo, todo puede ser subsanado.

Hoy, más que nunca, en nuestra empresa decidimos enfocarnos en videoconferencia y telecomunicaciones, una de nuestras áreas de negocio. Para organizarnos, sostenemos reuniones generales una vez por semana y reuniones por equipos varias veces durante la semana. Admito que no fue fácil trasladar todas nuestras operaciones al teletrabajo al principio, pero afortunadamente teníamos la base y habíamos implementado algunos cambios en nuestra comunicación interna, a través de esta vía, con anterioridad.

Para un teletrabajo exitoso es necesario que la empresa tenga sus metas claras y definidas, así como los roles de cada trabajador e indicadores que le permitan medir su avance. Ya en la práctica, es recomendable establecer horarios de teletrabajo con el equipo, plantear una remuneración mixta en base a metas, establecer un ritmo de reuniones, sistematizar procesos, compartir la carga entre todos y celebrar los logros. En estas circunstancias, todos necesitamos una palmada en la espalda para saber que vamos por buen camino.

Una vez establecidos los puntos en relación al Humanware (personal que implementa y usa los recursos informáticos y sus procesos), pasamos a hablar de hardware y software. Sobre el primero, si bien se puede teletrabajar desde un celular o una computadora personal, hay equipos que pueden brindar un mejor sonido y mejor imagen, dando profesionalismo a la presentación, ideal para hacer demostraciones de productos o servicios a distancia y con excelente calidad. Los audífonos con cancelación de sonido pasiva o activa, con o sin cables, como los de las marcas Jabra, Plantronics y MPow, pueden ser muy prácticos y cómodos para trabajar, sobre todo si hay que hacerlo por varias horas. Aquí no se trata de hacer grandes inversiones, si no inversiones adecuadas a las necesidades de la empresa.

Herramientas digitales para una comunicación interna efectiva:

Zoom

Es un software descabalgarle de videollamadas y reuniones virtuales, accesible desde computadoras de escritorio, computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y tablets.

Trello

Es una fabulosa herramienta para la organización de tareas. Es ideal para la coordinación de equipos de trabajo y se basa en la metodología Kanban, la cual propone un sistema de uso colaborativo.

Nozbe

Al igual de Trello, Nozbe es una herramienta de gestión de tareas y proyectos estrechamente relacionada con la filosofía GTD (Getting things done), una excelente opción que está en español y es de uso gratuito para usuarios individuales.

Slack

Es una herramienta de mensajería pensada para equipos. Al igual que otras opciones existentes permite crear grupos a los que accederán los diferentes miembros para poder estar comunicados todos, como si estuviesen en la misma oficina.

La plataforma permite a cualquier equipo de la organización tener un chatroom donde los miembros de un equipo o proyecto en cuestión se reparten las tareas, se envían avances y se pueden comunicar de forma rápida.

En resumen, para que el teletrabajo logre sus propósitos recomiendo escoger el canal de comunicación adecuado a la empresa, tener los equipos básicos y necesarios, capacitar a los trabajadores en la utilización de las herramientas elegidas, probar métodos, enfoques y técnicas y, sobre todo, tener paciencia y tolerancia al cambio. El teletrabajo llegó para quedarse.

Cainco